Was ist der smarteste und effektivste Einladungsprozess, wenn es um die Zeitplanung geht? Als Richtlinie kannst du folgenden Zeitplan für jede (nationale) Firmenveranstaltung verwenden.

Die Vorankündigung

Informiere die Gäste früh darüber, dass eine Veranstaltung stattfinden wird: Datum, Wochentag, Grund/Ziel und ggf. Thema. Halte die Vorankündigung kurz und sachlich.

10 Wochen vor dem Event

Konzeptionelle Erstellung des (Online-)Layouts und Überprüfung der vorläufigen Gästeliste. Wende dich bei Bedarf an einen Profi.

8 Wochen vor dem Event

Endgültige Texte und Layout müssen bereit sein und von allen Beteiligten bestätigt werden.

7 Wochen vor dem Event

Die endgültige Liste von geladenen Gästen sollte feststehen und zum Druck bereit sein.

5 Wochen vor dem Event

Gedrucktes ist gedruckt und die Einladungen werden verschickt – inklusive Falten, Kuvertieren und Etikettieren.

3 Wochen vor dem Event

Schließung des Responsetermins – Versendung der Anmeldebestätigungen, idealerweise mit Barcode für einen schnellen Check-in.

2 Wochen vor dem Event

Vorläufige digitale Gästeliste erledigt – kontaktiere ggf. noch offene Gäste telefonisch.

Die Woche vor dem Event

Endgültige digitale Gästeliste abgefertigt, Badges vorbereitet. Und dann: Genieße dein Event!