Wie man's macht, wenn man's macht

Für viele Agenturen und Kunden sind Ausschreibungen fester Bestandteil des täglichen Geschäfts. Doch auch wenn sich die Inhalte jeder Ausschreibung unterscheiden, das grundlegende Vorgehen ist identisch – oder sollte es zumindest sein. Höchste Zeit also, die Spielregeln für zielgerichtete, effektive und faire Ausschreibungen festzuhalten.

„Am Anfang jeder Ausschreibung sollte die Überlegung stehen, welches Ziel mit der Ausschreibung verfolgt wird. Zwei Ziele zu verfolgen, funktioniert nicht und führt lediglich dazu, dass die eingehenden Ergebnisse nicht vergleichbar sind."

Am Anfang jeder Ausschreibung sollte die Überlegung stehen, welches Ziel mit der Ausschreibung verfolgt wird: den preisgünstigsten Anbieter zu identifizieren oder den Anbieter zu finden, der z.B. das kreativste oder digitalste Konzept verspricht? Beide Ziele zu verfolgen, funktioniert nicht.

To Do Nr. 1: Das Ziel der Ausschreibung festlegen.

Ist das Ziel definiert, muss eine Grundlage für die Ausschreibung geschaffen werden. Folgender Merksatz hilft dabei: Wann kommen wie viele Personen zu welchem Zweck zusammen und welche einschränkenden Bedingungen gelten? Eine entscheidende Einschränkung ist im Falle einer Konzeptausschreibung zwingend auch das Budget.

To Do Nr. 2: Die Grundlagen der Ausschreibung klar und zweckdienlich definieren.

Im nächsten Schritt gilt es festzulegen, welche Leistungen Teil der Ausschreibung sind. Der Leistungsumfang ist je nach Ausschreibung unterschiedlich, die Leistungsbeschreibung sollte sich jedoch ähneln:

• Leistungsblöcke bilden

• Leistungsumfang pro Block definieren

• Moods bzw. Bilder mitliefern, um die eigenen Vorstellungen klarer zu machen

• Eigenleistungen von denen des Anbieters abgrenzen

To Do Nr. 3: Geforderten Leistungsumfang kurz, bündig und in einfacher Sprache zusammenfassen.

Ist die Leistungsbeschreibung aufgesetzt, steht einer erfolgreichen Ausschreibung nichts mehr im Wege. Doch wer soll an der Ausschreibung teilnehmen? Je nach Ausschreibungsvolumen ist die bewusste Einladung von drei bis fünf Anbietern zu empfehlen.

To Do Nr. 4: Auswahl von drei bis fünf geeigneten Anbietern für die Ausschreibung.

Eine Ausschreibung ist wie ein eigenes Mini-Projekt und muss zeitlich auch so geplant werden. Dabei gilt es einen Zeitplan für die fünf Meilensteine nach Versand der Einladung zu entwickeln: Versand der Ausschreibung, Rebriefing, Präsentation der Ergebnisse, Kundenfeedback und optionaler Rework sowie Entscheidung und Kommunikation.

To Do Nr. 5: Entscheidungen zeitnah und transparent kommunizieren.

Werden alle fünf To Dos im Rahmen einer Ausschreibung konsequent beachtet, steht der erfolgreichen Suche nach einem passenden Anbieter für das eigene Projekt nichts mehr im Weg.

Zum Autor: Jeroen Brüggemann ist Mitglied der Geschäftsführung der Agentur CoPiDUS GmbH aus Düsseldorf und leitet dort die Kreation und das Projektgeschäft.