Möchtest du dein Event selbst organisieren oder lieber von einer professionellen Agentur veranstalten lassen? Die Wahl hängt vom verfügbaren Budget und der verfügbaren Zeit ab.

Know-How

Veranstaltungen können auf zwei Arten organisiert werden: viel Zeit investieren und sich selbst ein vollständiges Bild vom Markt machen, oder eine Eventagentur beauftragen, die dich organisatorisch, kreativ und strategisch entlastet.

Um die für dich passende Option einzuschätzen, solltest du folgende Punkte realistisch bewerten: Größe und Komplexität der Veranstaltung, benötigte und verfügbare Zeit, Kontinuität, Budget, verfügbares Wissen und Erfahrung, sowie deine Begeisterung für das Thema.

Unabhängige Eventagenturen

Innerhalb des breiten Spektrums lassen sich zwei Kategorien unterscheiden: logistische und ausführende Eventagenturen, die den gesamten Organisationsprozess übernehmen, und Strategie- und Beratungsagenturen, die auf Managementebene arbeiten und ein Konzept sowie oft den gesamten Prozess entwickeln.

Welche Eventagentur passt zu deiner Veranstaltung?

Lieferanten oder Standorte als Rundum-Organisatoren bieten komplette Planung, sind aber nicht immer die am besten geeignete Partei. PCOs (Professional Congress Organizer) eignen sich besonders für Veranstaltungen mit Fokus auf Wissenstransfer. Werbe- und PR-Agenturen kümmern sich zunehmend auch um die Durchführung von Events.

Welche Art von externem Organisator soll man wählen?

Wähle auf Basis einer Bestandsaufnahme der Angebote, der Art der Veranstaltung, Referenzen, eines persönlichen Gesprächs, der Lieferbedingungen und des zuständigen Account Managers.

Gemeinsame Planung

Der Auslagerungsprozess kann vollständig oder teilweise erfolgen - regelmäßige Fortschrittsbesprechungen und genaue Berichterstattung sind dabei wichtig. Co-Kreation ist das Zauberwort.

Kosten der Auslagerung

Es gibt zwei Berechnungsmethoden: die offene Kostenkalkulation (Zeiten, Kosten und Gewinnprozentsatz separat aufgeführt) und die geschlossene Kalkulation (ein Prozentsatz zwischen 10% und 30% auf die Einkäufe).

Kosten und Nutzen

Die Auslagerung spart Zeit, bietet fundierte Lieferantenauswahl, einen zentralen Ansprechpartner und taktische Vorteile - eine gute Eventagentur ist der ideale Partner, um die größte Wirkung deiner Veranstaltung zu erzielen.