Der Erfolg liegt in der Budgetplanung des Events

Der Trend zur Digitalisierung schlägt sich auch in der Eventbranche nieder. Digitale online Veranstaltungen boomen, denn dadurch wird ein Live-Event für Teilnehmer ortsunabhängig miterlebbar. Diese neue Welle an digitalen Formaten erfordert eine neue Herangehensweise an die Eventplanung, insbesondere der Budgetplanung.

Welche Kosten kommen auf dich zu?

Professionalität und Erfolg haben ihren Preis, unabhängig davon, ob sie online oder in-person messbar sind. Man mag vielleicht annehmen, dass digitale Events automatisch weniger kostspielig sind, jedoch ist das oft nicht der Fall.

• Videokonferenz- und Streaming-Dienste

• Internetverbindung

• Event Webseite oder App

• Teilnehmermanagement

• Voting- oder Interaktion Tools

• Honorare für Präsenter, Moderatoren, Künstler, GEMA, etc.

• Marketing & Promotion

• Interne Personalkosten

Was solltest du noch bei der Budgetplanung beachten?

Zunächst solltest du dir wirklich deiner Zielsetzung und individuellen Anforderungen deines Events im Klaren sein. Damit dir das gelingt, haben wir von NEXTLIVE dir 10 Tipps für deine Budgetplanung zusammengestellt.

10 Tipps für deinen gelungenen Budgetplan

1. Definiere klar deine Zielsetzung und Anforderung des Events – Um keine unnötigen Ausgaben zu machen, raten wir dir genug Zeit einzuplanen, um die Zielsetzungen und Anforderungen des Events zu definieren.

2. Lege eine Excel-Tabelle an – Um dir einen Überblick über alle Kosten deines Events zu verschaffen, hilft es, eine Excel-Tabelle für deinen Budgetplan anzulegen.

3. Erstelle eine Checkliste – Eine Checkliste mit den häufigsten Kosten von vorherigen oder vergleichbaren Events kann dir dabei helfen, die voraussichtlichen Gesamtkosten abzuschätzen.

4. Verschaffe dir eine Übersicht zu allen Zahlungsdaten – Deshalb solltest du dir einen Überblick aller Zahlungsdaten verschaffen, um keine Termine und Vorabzahlungen zu versäumen.

5. Plane unvorhergesehene Kosten mit ein – Es ist immer empfehlenswert, bei der Budgetplanung einen gewissen Teil für unvorhersehbare Kosten mit einzuplanen.

6. Kalkuliere deinen ROI – Je nach Event-Art kannst du dein Return of Investment berechnen, um wertvolle Aussagen zu dem finanziellen Erfolg deines digitalen Events zu erhalten.

7. Unterschätze Marketing nicht – Besonders für digitale Events solltest du mit viel Marketing- und Promotion-Kosten rechnen.

8. Kommuniziere klar mit deinen Stakeholdern – Alle relevanten Stakeholder sollten immer über alle Abläufe und Veränderungen Bescheid wissen.

9. Agile – Budgetplanung und Kalkulation im Stil des agilen Event Managements bringt viele Vorteile mit sich.

10. Suche dir einen Anbieter – Bei der Planung von mehreren Events lohnt sich ein Anbieter, der dich bei Themen wie Location, virtuelles Event-Tool und Rahmenprogramm beraten kann.