Je nach Art der Veranstaltung benötigt man als Organisator oft Dutzende Zulieferer aller Art, von Catering bis Sound Equipment. Wie findet man gute und qualitativ hochwertige Lieferanten?

Gut überlegt!

Triff zunächst eine Auswahl potenzieller Lieferanten auf Grundlage von Fakten und Erfahrungen. Lege im Voraus fest, was du bezüglich Qualitätsniveau, Kreativität, aktiver Beteiligung und Originalität wissen musst.

Niveau und Kompetenz

Fordere gezielt Unterlagen an - dies gibt bereits ein gutes Bild über Niveau und Kompetenz. Zweifelst du an der Professionalität? Frage nach Referenzen und überprüfe diese gründlich.

1. Briefing an Zulieferer

Lass jedem Lieferanten das gleiche Briefing zukommen, damit nicht Äpfel mit Birnen verglichen werden. Schaffe im Voraus einen klaren Rahmen mit Firmenkultur, Zielgruppe, Zielen und wenn möglich dem Budget.

Exklusivität des Angebots

Bei komplexen Angeboten kann eine Gebühr anfallen. Fordere maximal 3 Angebote an und gehe sorgfältig mit den exklusiven Ideen der Lieferanten um.

Ein gutes Angebot

Beurteile das Angebot immer kritisch und lass es von mehreren Parteien beurteilen, damit jeder Experte seinen Bereich durchleuchten kann.

Aufgepasst!

Prüfe, an welche Gästezahl sich das Angebot richtet, und achte besonders auf den Punkt Getränke - eine gute Faustregel: Gäste trinken durchschnittlich 3 Getränke in der ersten Stunde und 2 in den folgenden Stunden. Prüfe, ob die Mehrwertsteuer bereits enthalten ist.

Lieferungsbedingungen

Lies das Kleingedruckte sorgfältig und unterzeichne eine Vereinbarung niemals wahllos. Ein Mietvertrag besteht aus mehreren Teilen: die Parteien, der Mietpreis, der Standort, das Datum des Events.

Allgemeine Bedingungen

Achte besonders auf Stornierungsbedingungen (die Kosten steigen meist je näher die Stornierung am Mietdatum liegt) und die Meldung der endgültigen Gästezahl mindestens eine Woche im Voraus.

Anzahlung

Verhandle Betrag und Zeitpunkt der Anzahlung - zahle niemals 100% im Voraus, sondern höchstens 90%.

2. Auftragsbestätigung

Die Auftragsbestätigung sollte alle vereinbarten Punkte enthalten: Sitzplätze, Catering, Technik, Parkplätze, Hotelzimmer, Geschenke, Location.

3. Realisierung von Vereinbarungen

Überprüfe am Tag der Veranstaltung eingehende Güter und Dienstleistungen auf Qualität und Quantität, und wende dich bei Problemen umgehend an den Lieferanten.