So machst du deinen nächsten Event zu einem unvergesslichen Erlebnis

Ein ausgeklügeltes und gut vorbereitetes Eventkonzept führt dazu, dass deine nächste Veranstaltung ein unvergessliches Ereignis wird, das sich fest in die Köpfe und Herzen der Veranstaltungsteilnehmer einprägt und somit zum nachhaltigen Erfolg deiner Maßnahme beiträgt.

Christian Rentschler, Creative Director bei Kolle Rebbe in Hamburg: „Moods dienen innerhalb des Ideenpapiers zur emotionalen Stärkung der Idee."

Ein Veranstaltungskonzept definiert die Ziele eines wirtschaftsbezogenen Events und zeigt auf, wie diese Ziele erreicht werden können. Im Einzelnen werden die notwendigen Maßnahmen in der Veranstaltungsplanung festgehalten, dazu zählen unter anderem der Veranstaltungsort, die Veranstaltungsdauer, die Kostenstellen und das erforderliche Event-Budget.

Warum ein ganzheitliches Eventkonzept wichtig ist?

An erster Stelle sollte ein Veranstaltungskonzept die einzelnen Positionen aufführen, die bei der Planung und Umsetzung einer Veranstaltung von Bedeutung sind. Das Ergebnis des Eventkonzepts: die Erstellung eines individuellen Eventdesigns.

Übergeordnete Ziele im Rahmen eines Eventkonzeptes

Wenn du zum Beispiel ein neues Produkt präsentieren willst, könnte dein Ziel darin bestehen, ein Markenerlebnis in einer beeindruckenden Eventlocation zu inszenieren.

Untergeordnete Ziele im Rahmen eines Eventkonzeptes

Dies sind untergeordnete Ziele, die dir bei der Zielerreichung helfen. Sie werden im Rahmen deines Eventkonzeptes erfasst und dokumentiert.

Wer entwickelt im Rahmen der Veranstaltungsplanung das Eventkonzept?

Es gibt keine juristische oder rechtliche Basis, die ein detailliertes Eventkonzept im Rahmen der Planung von wirtschaftsbezogenen Events vorschreibt. Dennoch setzt die Eventorganisation bei Eventmanagern ein großes Verantwortungsbewusstsein voraus.

Vom Management-Training über Team-Buildings bis hin zur Jahreshauptversammlung

In der Regel beauftragt das veranstaltende Unternehmen eine Eventagentur mit der Erstellung eines Eventkonzeptes. Solche Eventkonzepte reichen von Management-Trainings mit 10 Teilnehmern über Team-Building-Maßnahmen mit 100 Teilnehmern bis hin zu Jahreshauptversammlungen mit über 1.000 Veranstaltungsteilnehmern.

Wann solltest du mit dem Veranstaltungskonzept loslegen?

Der Event selbst stellt nur einen geringen Teilbereich im Veranstaltungskonzept dar. Ein Löwenanteil der Arbeit liegt in der Vorbereitung - der sogenannten Pre-Eventphase - und der Nachbereitung einer Veranstaltung - der sogenannten Post-Eventphase.

Das Eventkonzept lebt von einer gut durchdachten Struktur

Es gibt kein Schema F für das Veranstaltungskonzept, denn mit jeder Veranstaltung entsteht ein einzigartiger Moment. Dennoch gibt es eine Reihe von inhaltlichen Meilensteinen, die jedes Eventkonzept erhalten sollte: Deckblatt, das Ziel des Events, Vorüberlegungen und Ideenfindung, zentrale Eventidee, Ausgangssituation, Budgetpläne, Ablauf des Events, Event-Zielgruppen, zentrale Botschaften, inhaltliche Gestaltung, Details der Umsetzung, begleitende Kommunikation, Leistungspartner sowie Auswertung und Evaluierung des Events.

Ein Eventkonzept mit schlauer Struktur – so behältst du immer den Überblick

Ein erfolgreiches Eventkonzept lebt von der Struktur. Insofern unterscheidet es sich eigentlich kaum von gutem Projektmanagement. Von der ersten Idee, über Zielsetzung und Konzeption bis hin zu Analyse, Auswertungen und Abrechnung sollten alle Prozesse übersichtlich gegliedert sein.

Event-ROI: So behältst du die volle Kostenkontrolle für deinen Event

Detaillierte Projektkalkulationen und ein umfassender Budgetplan sind relevante Bestandteile bei der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen. Dabei ist der ROI – der Return on Invest – ein wichtiger Faktor zur Erfolgsmessung.

Ziele und Zielgruppen

Wenn ein Event mehr als nur eine Veranstaltung sein soll, dann müssen Ziele gut durchgedacht und kommuniziert werden. Von gleich großer Bedeutung für die Eventkonzeption ist die Zielgruppe.

Das Briefing

Zu Beginn eines jeden Events müssen alle wichtigen Eckdaten für den Evententscheider übersichtlich zusammengefasst werden. Aus diesen Informationen kann ein Veranstaltungsplan entwickelt werden.

Die Dramaturgie im Eventkonzept

Sobald die Zieldefinition abgeschlossen ist und alle weiteren Eckdaten für den Event feststehen, geht es an die Ausarbeitung einer Eventidee. Bei der Konzeption kommt es darauf an, einen USP für die eigene Veranstaltung herzustellen.

Die Evaluierung

Die primären Fragestellungen lauten dabei: Wie kam die Veranstaltung bei den verschiedenen Zielgruppen an? Konnten die im Veranstaltungskonzept gesetzten Ziele erreicht werden?

Das Eventkonzept – Die Summery

Zusammenfassend kann man festhalten: Ein Eventkonzept bedeutet einen großen Arbeitsaufwand, personelle und finanzielle Ressourcen. Eine strukturierte Konzeption ist für die Planung einer Veranstaltung unerlässlich.