Kommunizieren Sie integriert

Live-Kommunikation und Experience Marketing sind längst keine autarken Maßnahmen mehr. Als integrale Bestandteile des Marketing- und Kommunikationsmix rücken sie immer mehr in den Mittelpunkt moderner Kampagnen, um dort als Content-Geber auf alle anderen Disziplinen abzustrahlen. Insofern sollte sich die Botschaft eines Events durch den gesamten Veranstaltungsprozess ziehen. Der Follow-Up Prozess im Eventmanagement beispielsweise ist viel mehr als nur ein Dankesschreiben. Er sollte idealerweise darauf abzielen, den Event und seine Inhalte zu ‚verlängern'.

Der rote Faden und seine Stationen

• Website für Sonderveranstaltungen – Lassen Sie die Corporate Identity, den Look & Feel der Veranstaltung auch hier wiederkehren. Unterschätzen Sie dabei nicht die Eventlocation, sie ist der erste Kontaktpunkt mit Ihren potentiellen Veranstaltungsteilnehmern und Gästen.

• Einladung(en) – Eine gute Einladung zeichnet sich durch eine direkte Call-to-Action (CTA) aus. Neben den Zahlen, Daten und Fakten (ZDF) zur Veranstaltung, sollte sich auch hier die Botschaft des Events widerspiegeln und den Veranstaltungsteilnehmer emotional abholen.

• Teilnahmebestätigung – Die Teilnahmebestätigung ist der ideale Moment, einen Programmpunkt - zum Beispiel einen Keynote-Speaker - oder den CEO des Unternehmens per Videobotschaft mit ein paar Grußworten persönlich vorzustellen. Auch hier holen Sie den künftigen Veranstaltungsteilnehmer emotional ab und begeben sich gemeinsam mit ihm auf die Reise.

• Beschilderung und Branding an der Eventlocation – Plakate, Poster, Fahnen, Schilder: die verschiedenen Formen des Brandings bieten Ihnen die Möglichkeit, dem roten Faden Ihres Konzepts und damit Ihrer Botschaft visuelle Kraft zu verleihen.

• Be in line - einheitliche Präsentationen – In Anlehnung an Dokumentationen und Präsentationen ist es auch sinnvoll, für alle Präsentationen ein festes Muster für die visuellen Elemente und Präsentationen vorzugeben. Bleiben Sie einheitlich!

• Badges / Namensschilder – Die Zeit, in der wir mit einem weißen Namensschild herumgelaufen sind, gehört der Vergangenheit an. Stellen Sie sicher, dass Sie ein schönes Layout haben, das die Botschaft Ihrer Veranstaltung symbolisiert. Digitale Lösungen erleichtern Ihnen hier die Datenverarbeitung.

• Innen- und Außenbeschilderung – Beschilderungen sind auch innerhalb der Eventlocation erforderlich, um Verwirrungen zu vermeiden und die Veranstaltungsteilnehmer zu leiten. Stellen Sie sicher, dass die Beschilderungen als solche gut erkannt werden und dass sich die Botschaft Ihrer Veranstaltung auch widerspiegelt.

• Die Eventlocation – Die Eventlocation ist nicht selten die größte Herausforderung, denn sie ist quasi der Mittelpunkt des Geschehens. Stimmen Sie mit dem Location-Management ab, wie Sie den Veranstaltungsort branden können. Die Botschaft Ihres Events muss in jedem Winkel der Location multisensorisch wahrnehmbar sein.

• Event- und Raumdesign – Die Relevanz von Einrichtungselementen wird oftmals unterschätzt. Tische, Stühle, Bars, Loungeelemente - diese und andere Möbel haben nicht nur eine funktionale Aufgabe. Sie tragen auch maßgeblich zu einer einzigartigen Event-Atmosphäre bei, die Ihren Veranstaltungsort individuell und multisensorisch erlebbar macht. Einrichtungs- und Dekorationselemente können - richtig inszeniert - die Strahlkraft Ihrer Botschaft verstärken und tragen somit zum Erfolg Ihrer Veranstaltung bei.

• Bühnendekoration – Ein Aspekt, der manchmal vergessen wird, aber doch wichtig ist: Bei einer inhaltsbasierten Veranstaltung sind die Augen Ihrer Gäste für eine lange Zeit auf die Bühne gerichtet. Berücksichtigen Sie also auch beim Bühnendekor, dass Ihre Botschaft sich hier nicht nur widerspiegelt, sondern inhaltlich erlebbar wird.

• Catering: Das Food- & Beverage Konzept macht Ihre Botschaft multisensorisch erlebbar – Ein Catering ist viel mehr als Essen und Trinken - individuelle Food- und Beverage Konzepte transportieren die Botschaft und machen sie multisensorisch erlebbar. Investieren Sie in die Wohlfühlfaktoren Ihres Events - das erhöht die Nachhaltigkeit.

• Entertainment – Es ist essentiell, dass das Entertainment zum Ziel Ihrer Veranstaltung passt. Buchen Sie nicht einfach den Lieblingskünstler des Chefs, sondern achten Sie darauf, dass das Entertainment-Programm die Botschaft Ihrer Veranstaltung aufgreift und wie einen roten Faden durch den Abend zieht. Dies verstärkt ebenfalls die multisensorische Wahrnehmung Ihrer Botschaft durch die Veranstaltungsteilnehmer.

• Goodie-Bag und Gadgets – Eine Goodie-Bag oder Werbegeschenke am Ende Ihrer Veranstaltung sollten nicht unterschätzt werden. Doch das passiert oft! Der Handschlag und das Geschenk nach der Veranstaltung ist der letzte Moment während Ihrer Veranstaltung. Und ein intelligentes Geschenk im Rahmen Ihrer Veranstaltung ist wirklich eine gute Erinnerung daran, was Sie live kommuniziert haben.

• Follow-up: Dankesschreiben – So wurde es früher genannt, aber tauschen Sie das Wort "Dankesschreiben" ruhig gegen das Wort "Nachbereitung" aus. Denn die Follow-Up Phase der Veranstaltung ist ein guter Weg, um die Inhalte Ihrer Veranstaltung und damit Ihre Botschaft über den Event hinaus zu verlängern. Auch ein gut gemachtes Aftermovie von Ihrem Event holt die Veranstaltungsteilnehmer sofort wieder ab.

Beispiele für kreative Ansätze bei Veranstaltungen:

Case: Microsoft Creative Park

• Microsoft ließ auf der PICNIC 09 auf der Westergas-Location in Amsterdam einen schönen Produktpavillon bauen. Microsoft wollte seinen Brand auf dem Event vor allem bei kreativen Köpfen etablieren. Der Microsoft Creative Park bot den Veranstaltungsteilnehmern eine sogenannte Breakout-Zone, einen Ort, um kurz zur Ruhe zu kommen. Dort konnten die Gäste spazieren gehen oder sich auf dem Twitter Tree, der Halfpipe, dem Creative Outlook und der Greenwall ausruhen.

• Veranstaltungsteilnehmer konnten sich vor einem selbst gestalteten Hintergrund in der Greenwall fotografieren lassen, den sie mit der Expression Suite bearbeiten und zu ihrer Twitter-Seite hinzufügen konnten.

• In der Halfpipe ging es sehr entspannt zu, während in der Zwischenzeit Infos über MS Photosynth, XBOX und Windows 7 auf großen Plasmabildschirmen liefen.

• Der „Creative Outlook"-Turm ragte über den Park und war der ideale Ort für ein gutes Gespräch mit Microsoft und ein Hands-on-Erlebnis mit den neuesten Produkten. Vorführungen fanden im Geheimgang des Turms statt.

Das interaktive Erlebnis des Events kam bei den Veranstaltungsteilnehmern sehr gut an und steigerte die Glaubwürdigkeit der Marke bei dieser kritischen Zielgruppe.

Fassen wir also zusammen: die Botschaft sollte sich wie ein roter Faden durch alle Prozesse Ihrer Veranstaltung ziehen, inhaltlich wie visuell. Lassen Sie sich inspirieren und nutzen Sie Ihre Kreativität von Experten aus Live-Kommunikation und Experience Marketing.